Am 2. und 3. Dezember fand die Jahrestagung Future Office 2021 statt, veranstaltet vom Management Forum Starnberg – vor inspirierender Kulisse der „Design Offices“ im aufstrebenden Hamburger Stadtteil Hammerbrook. Unter dem Leitthema „Bürowelten mit Zukunft“ kamen Top-Vortragende, Impulsgeber:innen und „New-Work-Hungrige“ zusammen, um über Themen zu sprechen, die zu Pandemiezeiten besonders bewegen: Ob Flexwork, hybride Zusammenarbeit oder Strategien gegen digitale Erschöpfung – das Vortragsprogramm beleuchtete die Veränderungen in der Arbeitswelt aus unterschiedlichsten Perspektiven; ergänzt von spannenden Praxisberichten, zum Beispiel von Siemens, edding oder GASAG. combine führte wie in den letzten Jahren als Contentpartner gemeinsam mit dem Management Forum Starnberg durch die Fachkonferenz; Matthias Pietzcker moderierte. Dr. Sandra Breuer eröffnete die Future Office 2021 mit ihrem Impulsvortrag „Arbeitswelten größer denken!“ und teilte mit den Gästen zehn persönliche Thesen für das Büro der Zukunft, die in den daran anschließenden Vorträgen ihren Widerhall und ihre Bestätigung fanden. Eine Zusammenfassung:

„Back to Office” ist nicht „Back to Normal”

Trotz der Erfahrungen der letzten eineinhalb Jahre versuchen viele Unternehmen noch immer zum Status Quo ihrer Arbeitswelt im Frühjahr 2020 zurückzufinden. Die Errungenschaften der Pandemie kumulieren sich maximal in höhenverstellbaren Schreibtischen, bis auf den letzten Quadratmeter ausgenutzten Büroflächen und der Aufforderung an die Mitarbeitenden, wieder ins Büro zurückzukehren. Doch es wird anders bleiben. Das Homeoffice wird nicht verschwinden, zwei bis drei Tage pro Woche zuhause zu arbeiten wird sich als der neue Goldstandard etablieren.

Was heißt das, wenn man nun digital von überall arbeitet?

Arbeiten wird unlängst nicht mehr nur einem bestimmten Ort zugeschrieben, wir brauchen neue Räume, die dieses nicht-ortsgebundene Arbeiten unterstützen. Die meisten Büroflächen sind aber noch immer auf das ausschließliche Arbeiten im Büro ausgelegt. Früher galt die Devise: Wer nicht vor Ort war, arbeitete nicht. Heute findet Arbeit vielfach im digitalen Raum statt. Wir arbeiten über digitale Tools von zu Hause aus mit Kolleg:innen gemeinsam an einem Whiteboard, das im Büro steht. Ein Besprechungsraum benötigt damit heute mehr als einen Bildschirm, mit dem eine klassische Präsentation gehalten werden kann. Wir brauchen heute Medienräume und digitale Tools, die die Kompetenz der hauseigenen IT fordern und den Umgang sowie die Kommunikation miteinander neu erfinden. Und wir müssen die Räume an unser neues Arbeiten anpassen.

Wir müssen Arbeitswelten größer denken!

Auch das Portfolio der Arbeitsmöglichkeiten muss neu gedacht werden. Wie kann ich als Unternehmen Einfluss darauf nehmen, wo meine Mitarbeitenden arbeiten und Einfluss auf ihre Mobilität nehmen? Und sie im Homeoffice unterstützen, jenseits von passender IT-Ausstattung, sondern vielleicht auch mit entsprechenden Möbeln? Wie kann ich meinen Mitarbeitenden meine Unternehmenskultur nahebringen, wenn das Büro nicht mehr der einzige Arbeitsort ist? Klar ist: Arbeitswelten müssen jenseits von Bürostuhl und dem Besprechungsraum im Büro gedacht werden, das Portfolio muss ganzheitlich gestaltet werden.

Klasse statt Masse

Der unternehmerische Gedanke, Fläche zu reduzieren, wenn man mit Desksharing-Quoten arbeitet, ist nachvollziehbar und auch in einem gewissen Maße wichtig. Mit der Ressource Fläche muss verantwortungsvoll umgegangen werden, jedoch führt ein allzu spitzer Bleistift häufig zu einem Qualitätsverlust im Raum, statt zu einem Gewinn. Das Verringern von Arbeitsplätzen schafft, neben der Reduktion von Fläche, auch die Freiheit, den Raum um neue Möglichkeiten zu erweitern und damit die Qualität des Arbeitsortes zu verbessern.

Wenn man nicht mehr ins Büro gehen muss, warum geht man dann überhaupt noch ins Büro? Wir müssen den Menschen einen Grund geben, ins Büro zu gehen. Dazu müssen wir einen Mehrwert schaffen, welchen die Menschen im Homeoffice nicht haben. Das Büro muss emotionaler aufgeladen werden. Das soziale Miteinander benötigt andere Ort als den Schreibtisch. Arbeiten ist ein soziales Event, was physisch im Büro stattfinden muss. Das „Wofür“ und die innere Verbindung, die eine Firma hat, müssen erlebbar gemacht werden.

Flexibilität ist das A und O

Viele Räume in Büroflächen sind heutzutage noch monofunktional. Schreibtische und Besprechungsräume bilden eine Dualität, die heute nicht mehr zeitgemäß ist. Um Unsicherheiten begegnen zu können, benötigen Unternehmen ein Flexibilitätspotenzial. Ein Büro kann geplant werden, aber die Nutzung der Bürofläche hängt von den Menschen ab, die sich durch sie bewegen. Nutzungsänderungen und Nutzungsanpassungen müssen ermöglicht werden. Dies kann nur geschehen, wenn man sich die Fläche und die Nutzung anschaut, Verhalten analysiert, Daten sammelt und die Ergebnisse dann in den physischen Raum übersetzt. Tätigkeitsbasiertes Arbeiten ist das Gebot der Stunde.

Das Büro jenseits der Grenzen eines Gebäudes

Die Entwicklungen in der Arbeitswelt beeinflussen nicht nur, wie wir Büroflächen nutzen und gestalten, sondern sie beeinflussen auch den Raum um uns herum. Das Stadt-Land-Gefüge ändert sich; große, unpersönliche Bürokomplexe und sogenannte Business Districts werden unattraktiver. Wir stellen neue Ansprüche an die Qualität der Stadt. Das Verweben der persönlichen und der beruflichen Welt übt Druck aus und erzeugt Veränderungen.

Das Konzept der 15-Minuten-Stadt (eine Stadt, in der alle Wege des Alltags in weniger als 15 Minuten zu Fuß, mit dem Fahrrad oder per ÖPNV bestritten werden können) gewinnt an Bedeutung. Alle Bedürfnisse sollen im Umkreis verfügbar sein. Neue Formen des Wohnens und Miteinanders entwickeln sich; Arbeit ist ein Teil davon. Neben dem Coworking-Space nebenan gehören auch Arbeitsflächen in Wohngebäuden dazu, welche die dortige Gemeinschaft neu zusammenbringt. Dr. Sandra Breuer ist überzeugt: „If you build it, they will come.“

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Sandra Breuer und Matthias Pietzcker auf der Bühne
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Fotos: Management Forum Starnberg, combine