Die Zeit, als Desk Sharing nicht möglich war

In den 1990er Jahren war es einfach: Das Büro war die Zentrale. Man ging ins Büro, kam vom Büro, war im Büro. Arbeit war immer eng verbunden mit dem Ort. Und das aus zwei Gründen. Zum einen: Im Büro waren die ganzen Geräte. Dort standen die Computer, die Telefon, die Drucker und vor allem auch die Faxgeräte. So etwas hatten die wenigsten zuhause, wozu auch? Kostete ein PC bei Vobis, dem größten Hardwarehändler der damaligen Zeit, doch gleich mehrere Tausend D-Mark. Und vor allem: Zu was hätte man das Gerät auch nutzen sollen? Und zweitens: Im Büro waren die Kolleg:innen. Und die schickten keine WhatsApp, kommentierten nicht auf Facebook, guckten auch nicht aus dem Computer, sondern saßen im selbem Raum, im Großraum oder im soliden Zweier-Zimmer. Wer etwas vom anderen wollte, rief durch das Büro. Oder telefonierte oder machte sich auf den Weg, vorbei am Faxgerät zum Tisch des Kollegen und sprach ihn an.

Die Karte aus Rhodos

Wichtig war neben den Kolleg:innen und den Geräten vor allem auch die „Veredelung“ des eigenen Schreibtischs. An den Wänden (in den Großraumbüros die Stellwände) wurden Postkarten aus Rhodos oder aus dem Zillertal gepinnt, auch die lustigen Cartoons, die Bilder der Kinder und vor allem: die Telefonliste der Firma, mithin das wichtigste Papier, sollte es ein Problem mit dem Computer geben. Das konnte schon sein, dass man nicht mehr wusste, wie der PC anzumachen ist. Kurz und gut: Der Schreibtisch war ein erweitertes Zuhause, ein Fixpunkt im Arbeitsleben. Bei altgedienten Kolleg:innen glichen die Tische oftmals Höhlen, sie hatten sich eingemauert mit Papieren, Akten, mit Pflanzen. Hätte man damals Desk Sharing eingeführt, man hätte jedes Mal ein Umzugsunternehmen benötigt.

Ging man vor die Tür, war kein Büro mehr, war die Arbeit zu Ende. Wer vorbei am Pförtner war, die Firma hinter sich ließ, war in den weitgehend handylosen 1990ern nicht mehr erreichbar, nicht mehr greifbar. Zuhause war das Festnetz-Telefon, da rief aber nie einer „von der Arbeit“ an. Ansonsten gab es vor der Tür, oder unten im Hausflur den entscheidenden Kontakt zur Außenwelt: den Briefkasten. Was wichtig war, kam eh mit der Post. Auch private Nachrichten. Kommunikation und vor allem die Arbeit waren nicht virtualisiert. Helmut Kohl war Bundeskanzler, Berti Vogts Bundestrainer und statt Daten wurden Papiere produziert. Und wenn „Daten“ abgespeichert wurden, dann nicht in der Cloud, sondern gelocht und ab in den Aktenschrank. Und auf diese Daten konnte man nicht von überall auf der Welt zugreifen – sondern nur der hatte Zugriff, der den Schlüssel für den Aktenschrank hatte.

Veränderung wird nur zeitverzögert wahrgenommen

Das klingt nach grauer Vorzeit – was die Ausstattung, nicht aber, was unsere Einstellung zur Arbeit betrifft. Die Arbeit hat sich in den vergangenen Jahren komplett und auch dramatisch verändert: Daten werden in Servern abgelagert. Laptops und Smartphones haben uns vom festen Schreibtisch befreit, haben die Arbeit mobiler gemacht und die Welt in eine einzige Nutzeroberfläche verwandelt. Das Problem scheint: Unser Verständnis von Arbeit ist noch sehr in vergangenen Zeiten verhaftet. Die Arbeitswelt hat sich seit den 1990er Jahren verändert, doch wir nehmen die Veränderung mit einer großen Zeitverzögerung wahr. Als wollte sich ein Teil von uns, nicht von der alten Bürokultur verabschieden. Als liege diese Bürokultur in unserer DNA. Dabei ist kaum mehr etwas wie es war – in diesen heutigen hybriden Arbeitswelten.

1. Daten bestimmen die Arbeit

Wir bewegen binnen weniger Stunden mehr Daten als jemals zuvor. Auf 33 Zettabyte beläuft sich das jährliche Datenaufkommen weltweit, das sind eine Trilliarde Bytes. Eine Trilliarde ist eine Zahl mit 21 Nullen. Daten bestimmen die Welt, Daten bestimmen das Tempo unseres Lebens. Und vor allem bestimmen Daten wie wir arbeiten – und auch was wir arbeiten. Wie Datenströme organisiert werden, wer Zugriff auf Daten hat, wer Clouds verwaltet, das sind Kriterien für Arbeit. Daten bilden die Grundlage für Entscheidungen, repetitive Aufgaben werden immer mehr von Künstlicher Intelligenz erledigt, Arbeitsumgebungen werden umgebaut, Hardware und Software kommen zusammen. Hinzu kommt: Virtuelle Geschäftsprozesse laufen viel schneller ab als analoge Prozesse, und digitale Lösungen bestimmen längst Logistik und Produktion. Das hat alles nichts mehr mit der Büro-Romantik von 1994 zu tun.

2. Drastischer Anstieg der virtuellen Kommunikation

Kaum etwas hat sich so radikal verändert wie die Kommunikation. Smartphone, Mails und vor allem Messenger-Dienste haben die Büro-Kommunikation auf den Kopf gestellt. Im Februar 2020 meldete der Messenger-Dienst WhatsApp die Zahl von zwei Milliarden monatlich aktiven Nutzern. Und die Anzahl der monatlichen Visits auf der Kommunikations-Plattform Zoom lag im Februar 2020 noch bei 106 Millionen, im Oktober 2020 katapultierte sich die Nutzung auf 2,8 Milliarden Visits monatlich. Sicher, die COVID-19-Pandemie hat diese Entwicklung beschleunigt, aber Fakt ist: Etwas das die meisten bis dahin nur halbherzig nutzten, wurde zu etwas Elementaren für die Zusammenarbeit von Teams, Abteilungen und Unternehmen.

3. Wir sind ortsunabhängiger denn je

Wissensarbeit kann da erledigt werden, wo wir gerade sind oder sein wollen. Das klang lange Zeit wie ein frommer Spruch. Inzwischen, nach 18 Monaten Pandemie wissen wir alle: Arbeit braucht keinen festen Ort. Corona hat das

Virtuelle Arbeiten und Kommunizieren extrem beschleunigt. Meetings, Workshops, Schaltkonferenzen mit den Auslandsstandorten – daran kann jeder von wo auch immer teilnehmen. Vor-Ort-zu-sein ist nur noch eine Option von vielen, keiner muss immer dabei sein. Die letzten Monate haben gezeigt: Im Homeoffice leidet die Produktivität nicht, weniger Reisen tut nicht nur der Umwelt gut, sondern auch dem eigenen Wohlbefinden.

4. Abschied vom festen Schreibtisch

Schon vor Corona hat die Digitalisierung die klassische Arbeitsorganisation und die Prozesse in Unternehmen unter Druck gesetzt. Nicht nur, dass Arbeit jederzeit auch verlagert werden kann, nach Osteuropa, Südamerika oder Asien. Denn, ob ein Programmierer in Deutschland oder in Bangalore sitzt, das ist nicht entscheidend. Die Digitalisierung ermöglicht eine Globalisierung und auch einen Wettbewerbsdruck wie er vor zwei Jahrzenten undenkbar gewesen wäre. Und mittelfristig werden sich Unternehmen wohl auch die Einzelarbeitsplätze sparen. Schon heute verfügen immer mehr Firmen über weniger Schreibtische als sie Mitarbeiter haben. Desk Sharing, Mobiles Arbeiten, Home-Office – all das wird die Zusammenarbeit der nächsten Jahre prägen.

5. Chance des Büros

Wir bei combine denken, die Chance des Büros liegt in hybriden Modellen. Es wird flexible Arbeitsmodelle geben, zwei Tage im Home-Office, drei Tage im Büro. Die Gegebenheiten für virtuelle Kommunikation müssen ausgebaut und verbessert werden. Und vor allem sollte der Ort „Büro“ dem „New Normal“ angepasst werden. Das Büro wird mehr zu einem Treffpunkt, zu einem Ort des Austausches, zu einem Ort der Kommunikation. Dafür müssen Räume geschaffen werden, Kommunikationsbereiche, in denen Menschen direkt und authentisch miteinander kommunizieren können.

Bilder: Laura Thiesbrummel; Ella Jardim und Marvin Meyer (Unsplash)